Kiểm đếm là gì? Quy trình kiểm đếm hàng hoá chuẩn chi tiết nhất

Trong hoạt động mua bán, vận chuyển hàng hóa, việc kiểm đếm đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi giao nhận. Đây là bước kiểm tra, xác minh hàng hóa thực tế so với đơn đặt hàng, giúp phát hiện kịp thời các sai sót như thiếu hàng, nhầm lẫn, hư hỏng và làm căn cứ để xử lý khiếu nại nếu có. Vậy kiểm đếm hàng hóa là gì và được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Công ty logistics VMT Global tìm hiểu chi tiết về kiểm đếm hàng hóa, lợi ích và cách tối ưu quá trình này trong bài viết dưới đây.

Kiểm đếm hàng hoá là gì?

Kiểm đếm hàng hóa là quá trình kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế trước khi giao nhận, nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh thất thoát và hạn chế tranh chấp. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro trong quá trình nhập hàng, vận chuyển, phân phối, đảm bảo nhận đúng số lượng, đúng đơn hàng như cam kết.

Thông thường, kiểm đếm hàng hóa được thực hiện theo yêu cầu của người bán, người mua hoặc đơn vị vận chuyển, giúp đảm bảo giao dịch diễn ra minh bạch, hạn chế sai sót và đảm bảo trách nhiệm của từng bên.

Tìm hiểu kiểm đếm hàng hóa là gì?

Thời điểm cần kiểm tra số lượng hàng hoá

Việc kiểm đếm hàng hóa cần được thực hiện tại các điểm giao nhận quan trọng, giúp xác minh tình trạng hàng hóa trước khi tiếp tục vận chuyển hoặc nhập kho. Có hai thời điểm quan trọng để kiểm đếm hàng hóa:

• Tại thời điểm giao hàng: Kiểm đếm tại nơi xuất hàng (nhà máy, kho bãi, cảng biển…) giúp xác nhận số lượng hàng hóa bàn giao cho người mua và đơn vị vận chuyển. Đây là căn cứ quan trọng để xác định giá trị đơn hàng, lập chứng từ vận chuyển và tránh tranh chấp về số lượng.
• Tại thời điểm nhận hàng: Kiểm đếm hàng hóa ngay khi đến nơi nhận giúp doanh nghiệp xác định số lượng thực tế, phát hiện hàng thiếu hụt, hư hỏng, làm căn cứ khiếu nại và yêu cầu bồi thường từ đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp.

Doanh nghiệp cần kiểm đếm hàng hóa khi nhập, xuất kho hoặc kiểm kê định kỳ

Lợi ích kiểm đếm hàng hoá là gì?

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp các bên liên quan kiểm soát rủi ro, đảm bảo giao dịch minh bạch và hạn chế tổn thất. Những lợi ích này được phân chia theo từng đối tượng như sau:

Đối với người mua hàng

• Giảm rủi ro thiếu hàng, hàng lỗi, hàng không đúng đơn đặt hàng.
• Hạn chế chi phí phát sinh do mất hàng hoặc vận chuyển sai đơn.
• Bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp, có cơ sở khiếu nại nếu hàng không đạt yêu cầu.
• Đáp ứng quy định hải quan khi nhập khẩu hàng hóa, tránh rủi ro vi phạm thủ tục thương mại quốc tế.

Đối với nhà cung cấp, đơn vị bán hàng

• Đảm bảo hàng hóa giao đúng số lượng, đúng tiêu chuẩn, tránh tranh chấp với khách hàng.
• Nâng cao uy tín thương hiệu, xây dựng niềm tin với đối tác.
• Hạn chế sai sót trong quy trình đóng gói, vận chuyển, giảm chi phí xử lý khiếu nại.
• Giảm nguy cơ hàng bị trả lại do lỗi từ khâu kiểm soát số lượng.

Đối với đơn vị vận chuyển, trung gian

• Tránh mất hàng, thất lạc trong quá trình vận chuyển.
• Ngăn ngừa rủi ro tại các điểm giao nhận hàng bằng cách kiểm soát hàng hóa chặt chẽ.
• Hỗ trợ xác nhận hàng hóa đúng quy chuẩn vận tải, tránh vi phạm quy định thương mại.
• Là cơ sở xác minh trách nhiệm nếu xảy ra thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Tìm hiểu về lợi ích kiểm đếm hàng hoá là gì?

Quy trình kiếm đếm hàng hoá chi tiết

Kiểm đếm hàng hóa là bước quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo hàng hóa đúng số lượng, đúng chất lượng, tránh thất thoát, sai lệch khi giao nhận. Tại VMT Global, quá trình kiểm đếm được thực hiện nghiêm ngặt theo từng bước, đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác cao. Vậy các bước chi tiết để kiểm đếm hàng hóa là gì?

• Bước 1: Kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế
  • Đội ngũ kiểm đếm tiến hành đối chiếu danh sách hàng hóa với thực tế, ghi nhận từng kiện hàng trước khi giao/nhận.
  • Phân loại hàng theo số lượng, mẫu mã, màu sắc, mã SKU để tránh nhầm lẫn.
• Bước 2: Kiểm tra bao bì, nhãn dán
  • Đánh giá tình trạng bao bì, phát hiện các lỗi như rách, móp méo, ướt, bẩn có thể ảnh hưởng đến sản phẩm bên trong.
  • Xác minh nhãn mác, thông tin sản phẩm trên bao bì có khớp với danh sách hàng hóa hay không.
• Bước 3: Giám sát quy cách đóng gói
  • Kiểm tra xem hàng hóa có được đóng gói đúng tiêu chuẩn theo hợp đồng mua bán hay không.
  • Đánh giá chất lượng vật liệu đóng gói có phù hợp với packing list, vận chuyển đường biển, đường bộ hoặc hàng không không.
• Bước 4: Xác nhận thông tin trên nhãn hàng
  • Đối chiếu số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, mã vạch, ký hiệu vận tải.
  • Đảm bảo thông tin in trên bao bì đúng chuẩn, tránh sai sót gây ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu hoặc phân phối.
• Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm
  • Tổng hợp số liệu thực tế, ghi nhận sai lệch nếu có.
  • Báo cáo chi tiết để khách hàng có căn cứ xử lý ngay nếu phát hiện thiếu hàng, hàng sai mẫu, hàng lỗi.

Hướng dẫn chi tiết cách kiểm đếm hàng hóa

Các phương pháp kiểm đếm hàng hoá phổ biến

Tùy vào loại hàng hóa và nhu cầu doanh nghiệp, có nhiều phương pháp kiểm đếm giúp tăng hiệu quả kiểm kê, giảm thiểu sai sót. Dưới đây là một số phương pháp được sử dụng rộng rãi:

Kiểm đếm theo số lượng

Phương pháp kiểm đếm theo số lượng trong kiểm đếm hàng hóa là gì? Đây là cách kiểm tra hàng hóa thủ công bằng cách đếm từng sản phẩm, giúp xác định chính xác số lượng thực tế so với danh sách kiểm kê.

• Ưu điểm: Phù hợp với đơn hàng nhỏ, dễ kiểm tra bằng mắt thường.
• Nhược điểm: Tốn thời gian, dễ sai sót khi hàng hóa số lượng lớn.